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Controle

Planejamento de auditoria

By 5 de junho de 2019 One Comment

Introdução ao Planejamento de Auditoria

O planejamento de auditoria é uma etapa fundamental. Assim, muito além da técnica, uma auditoria é um trabalho complexo de coleta e análise de informações que sustentarão as avaliações, opiniões e conclusões do auditor. Nesse sentido, é fundamental que todo o trabalho seja realizado de modo a assegurar que os resultados pretendidos – os objetivos da auditoria – sejam alcançados com qualidade. E qualidade é algo que começa a ser construída desde o início do processo, ou seja, desde a fase de planejamento.

Para garantir essa qualidade, alguns fatores são fundamentais, tais como: correta formulação das questões de auditoria, realização de painel de referência, elaboração antecipada dos papéis de  trabalho da fase de execução ainda no planejamento, um cronograma realista, teste piloto dos procedimentos, um projeto de auditoria que comunique suficientemente o trabalho a instâncias superiores e, de fundamental importância, é a atuação do coordenador e do supervisor.

Escopo

O escopo é uma das fases mais importantes do planejamento de auditoria. A definição do escopo de uma auditoria é caracterizado pela delimitação de seus objetivos, de questões e procedimentos e materializa-se na matriz de planejamento. Logo, o escopo de auditoria é a delimitação estabelecida para o trabalho e é expresso pelo objetivo, pelas questões e pelos procedimentos de auditoria, no seu conjunto.

Isto significa que ao examinarmos uma matriz de planejamento, deveremos ter uma exata noção do escopo do trabalho que será ou foi realizado. É por essa razão que as Normas de Auditoria do TCU estabelecem que o programa de auditoria objetiva estabelecer, diante da definição precisa dos objetivos do trabalho, a forma de alcançá-los, devendo evidenciar:

  1. o objetivo e o escopo da auditoria;
  2. o universo e a amostra a serem examinados;
  3. os procedimentos e as técnicas a serem utilizados, os critérios de auditoria, as informações requeridas e suas fontes, as etapas a serem cumpridas com respectivos cronogramas;
  4. a quantificação dos recursos necessários à execução do trabalho.

A atividade central na definição de escopo é a formulação das questões de auditoria, tarefa que se apoia no julgamento profissional da equipe. Por isso, é importante observar que julgamento profissional não significa que a equipe se fecha em uma sala para discutir questões baseadas apenas na sua experiência. Mas, significa que a equipe, após aplicar diversas  técnicas de coleta de dados, possui elementos suficientes para formular questões que contemplem todos os aspectos relevantes do objetivo da auditoria.

Painel de referência

O painel de referência  consiste em uma reunião com especialistas (detentores de informações) no assunto que será auditado na qual se discutem:

  • possíveis linhas de orientação para a auditoria. Nesse caso, o painel é realizado no início dos trabalhos, antes da elaboração da matriz de planejamento;
  • o planejamento do trabalho, materializado na matriz de planejamento. Nesse caso, o painel acontece logo após a elaboração da matriz de planejamento.

O processo de validação da matriz de planejamento passa por duas etapas. Primeiramente, após a revisão do supervisor, a matriz de planejamento deve ser submetida a um painel de referência com o objetivo de colher críticas e sugestões para seu aprimoramento.

Outro papel desempenhado pelo painel de referência é o de fortalecimento do controle social. Isso possibilita que atores relevantes participem da discussão do projeto de auditoria e possam ser esclarecidos sobre a natureza da fiscalização. Assim, cria-se a expectativa sobre os resultados do trabalho e fortalece a imagem da entidade de fiscalização.

Papeis de trabalho

Cada técnica de coleta de dados – entrevista, questionário, grupo focal e observação direta – possui um instrumento próprio, a ser desenhado de forma a garantir a obtenção de informações relevantes e suficientes para responder às questões levantadas no planejamento de auditoria.

É importante observar que os papéis de trabalho possuem funções distintas na fase de planejamento, de execução e de relatório:

  • no planejamento: orientar a execução da técnica empregada, p.ex. um roteiro de entrevista;
  • na fase de execução: auxiliar na documentação dos achados, p.ex. um extrato de entrevista;
  • na elaboração do relatório: auxiliar na revisão dos achados e sua sustentação em termos de evidências.

Ao término do planejamento, a equipe deverá estar com todos os papéis de trabalhos que serão utilizados na fase de execução prontos. Ir a campo sem papéis de trabalho prontos e revisados  ocasiona diversas consequências ruins para o andamento e resultado da auditoria: atraso na fase de execução, com consequente aumento de custos e perda de informações vitais que não poderão mais ser recuperadas, entre outras.

Teste-piloto

Um dos requisitos básicos de planejamento de auditoria é que ele seja adequadamente testado quanto à viabilidade de sua aplicação, quando necessário. A ferramenta utilizada é o teste-piloto.

O teste-piloto consiste na execução dos procedimentos e aplicação das técnicas constantes da matriz de planejamento em uma pequena amostra dos objetos que serão auditados. Isso tem por  objetivo verificar se abordagem planejada funciona e se existem falhas que devem ser corrigidas. Por isso, deve ser utilizado em auditorias mais complexas e demoradas, em que o custo de possíveis falhas é maior.

Para obter um quadro representativo, a equipe deve escolher para a realização do teste-piloto um local ou aspecto do objeto da auditoria que apresente dificuldades potenciais à condução dos trabalhos. Isso permite que a equipe antecipe os problemas que poderão ser enfrentados. Além disso, os dados coletados permitirão ajustar o tamanho da amostra e assegurar que a estratégia metodológica selecionada oferecerá resposta conclusiva à questão de auditoria.

Cronograma

Uma auditoria complexa possui várias atividades que devem ser executadas. Como não ficar perdido em relação à sequência das tarefas, aos prazos e duração dos trabalhos? Muitas vezes, uma atividade depende de outra precedente.

A única forma segura de gerenciar a execução é por intermédio de um cronograma, que contenha:

  • Tarefas;
  • Data Limite;
  • Responsáveis pelas tarefas;
  • Status da implementação.

O cronograma deve ser elaborado já no início dos trabalhos, sendo que, ao final do planejamento e da execução, pode haver uma revisão. Ele não é imutável, uma vez que há a possibilidade de mudanças ao longo do caminho. Se, por outro lado, o cronograma for completamente desfigurado, significa que o processo de elaboração dele precisa ser aprimorado, uma vez que não está tendo qualquer utilidade.

Plano de trabalho

Ao final do planejamento dos trabalhos é preciso materializar os esforços até então despendidos pela equipe em um documento que sintetize tudo o que será realizado durante o trabalho de auditoria, tanto em termos metodológicos quanto em termos logísticos. Por isso, essa informação é útil não só para a equipe quanto para quem supervisiona o trabalho e, eventualmente para outras instâncias técnicas superiores da organização.

É importante observar a relação custo benefício do projeto de auditoria. Por um lado deve ser um documento sintético, de modo a não exigir um grande esforço da equipe para sua elaboração. Por outro, precisa ser suficientemente explicativo para possibilitar o entendimento do trabalho a ser realizado por qualquer pessoa. Nesse sentido, observa-se que em auditorias operacionais e em auditorias de conformidade de maior complexidade a elaboração de planos de trabalho ou projetos de auditoria é recomendável para um trabalho de qualidade.

Supervisão e equipe

Todo o trabalho de auditoria deve ser adequadamente supervisionado. Por isso, independentemente da competência individual dos auditores, para assegurar que os objetivos sejam atingidos, mostra-se necessário a supervisão técnica.

Já no planejamento de auditoria,  todo o trabalho deve ser revisado pelo coordenador da equipe, que possua perfil e competência profissional adequados ao trabalho.

Assim, o coordenador é o responsável pela condução do processo de auditoria em todas as suas fases, de acordo com o plano ou projeto de auditoria aprovado. É, portanto, o responsável direto pelo bom andamento dos trabalhos e cumprimento do cronograma, pela divisão de tarefas, pelos contatos com o auditado e pela finalização dos papéis de trabalho (principalmente a matriz de planejamento), bem como por requisitar providências para o bom andamento da auditoria.

Finalmente, para um trabalho de qualidade, o membro da equipe deve se dedicar efetivamente ao trabalho, participando das discussões coletivas e cumprindo tempestivamente as tarefas  individuais que lhe forem delegadas

Hora de praticar

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Fonte: Auditoria Governamental do TCU

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